Per què una automatització pot tenir més sentit que contractar
Les automatitzacions per a negocis tenen sentit, moltes vegades, en empreses que necessiten tirar endavant la feina però no volen contractar més personal per a tasques que es repeteixen tota l'estona. La qüestió no és només estalviar-se el cost d'una contractació. També és evitar tot el que implica incorporar una persona més per fer una cosa que, en molts casos, un sistema pot fer de manera contínua.
Jo aquí cada vegada ho veig més clar quan s'analitza la feina que ja existeix dins del negoci. Perquè moltes vegades no cal pensar primer a créixer en plantilla. Té més sentit mirar quines tasques s'estan fent a mà, quantes hores s'hi dediquen i si realment compensa continuar resolent-ho així.
I després hi ha una altra part que pesa força. Una automatització pot estar funcionant 24 hores al dia, els set dies de la setmana. Això canvia força la comparació, perquè ja no estàs mirant només qui fa la tasca, sinó com es manté aquesta tasca al llarg del temps i quant et costa mantenir-la cada mes.
El que una màquina resol millor quan la tasca és repetitiva
Quan la tasca és repetitiva, una màquina acostuma a resoldre-la millor. No perquè faci màgia... simplement perquè repeteix sempre el mateix procés, no es distreu, no es cansa i no depèn que algú tingui temps aquell dia per posar-s'hi.
Aquí és on la comparació comença a ser força objectiva. Si una persona dedica hores cada dia a fer el mateix, el més lògic és calcular quant costa això al mes i posar-ho al costat del cost d'automatitzar-ho, tant pel que fa a la implementació com al manteniment. A partir d'aquí la conversa canvia força, perquè ja no va de sensacions, va de números.
Quan el valor humà realment no és en aquesta tasca
Això passa molt més del que sembla. Hi ha tasques que avui fa una persona, però no perquè necessitin criteri humà, sinó perquè encara no hi ha res automatitzat. I és clar, com que algú ho està fent, es dona per fet que ha de continuar sent així.
Però quan mires bé la tasca, veus que el valor humà gairebé no hi apareix. És repetir passos, moure informació, revisar sempre el mateix, iniciar accions semblants una vegada i una altra. En aquests casos, tenir una persona ocupada amb això acostuma a sortir car per la poca aportació d'aquesta part concreta de la feina.
Treballar 24/7 sense cansament ni errors per rutina
Un dels avantatges més clars és aquest. Una automatització no s'atura, no s'esgota i no cau en la rutina perquè, precisament, viu de la rutina. Fa el que ha de fer i ho fa igual a les tres de la tarda que a les tres de la matinada.
I això, encara que sembli una obvietat, pesa molt. Perquè en tasques repetitives els errors moltes vegades no venen del fet que la persona no sàpiga fer-les. Venen del cansament, de les presses, de tenir mil coses al damunt o d'estar repetint el mateix massa vegades. Una màquina aquí aguanta millor.
El càlcul que gairebé mai es fa i canvia la conversa
El que gairebé mai està calculat de debò és el cost d'aquestes hores. Se sap que algú dedica temps a una tasca, sí. Però moltes vegades ningú s'ha aturat a posar-hi una xifra amb una mica de detall. I mentre això no es fa, és fàcil pensar que continuar com fins ara surt més barat.
Tan bon punt es calcula, la conversa es torna molt més directa. Perquè ja pots veure quant està costant mantenir aquesta tasca cada mes i comparar-ho amb el que costaria automatitzar-la. I aleshores deixa de ser una opinió o una intuïció. Passa a ser una decisió força més clara.
L'avantatge de l'automatització davant d'una persona, en aquest tipus de tasques, també s'entén millor quan es mira així. Perquè, a més de costar menys en molts casos, manté el ritme, no es cansa i no s'equivoca per repetició. Això, posat en números, s'entén molt millor.
Quant costa aquesta tasca al dia, a la setmana i al mes
Aquí la clau és força simple. Veure quant cobra per hora la persona que està fent aquesta tasca i quantes hores hi dedica al dia, a la setmana o durant el període que correspongui. Amb això ja pots obtenir un cost que moltes vegades ningú tenia clar.
I quan trasllades aquest càlcul a un mes, que és com normalment s'entén millor, comencen a aparèixer coses interessants. Tasques que semblaven petites acaben tenint un cost força alt només per acumulació. I aquí és on automatitzar deixa de sonar com una cosa opcional i comença a veure's com una decisió força lògica.
Comparar persones, temps i automatització de manera objectiva
A mi aquesta part em sembla la més útil de totes. Comparar persones, temps i automatització de manera objectiva evita moltes discussions una mica buides. Perquè no es tracta de dir que una persona val menys o que calgui automatitzar-ho tot. Es tracta de veure quin recurs té més sentit per a cada tipus de feina.
Si una tasca necessita criteri, context o una decisió humana, perfecte. Però si el que fa és consumir hores en una cosa repetitiva, aleshores el més raonable és posar damunt la taula el cost actual, el cost d'implementar l'automatització i el manteniment posterior. Amb això ja pots decidir amb força més claredat què surt més a compte.
A més, quan es presenta així, amb dades mesurables, el negoci ho entén ràpidament. Ja no estàs parlant d'una idea abstracta. Estàs mostrant quant de temps s'hi dedica, quants diners s'hi destinen i quina alternativa hi ha per resoldre-ho d'una altra manera.
El que s'estalvia no són només diners
L'estalvi més visible acostuma a ser l'econòmic, és clar. Però no és l'únic. També s'allibera temps de persones que poden estar fent coses en què sí que aporten valor, i això en molts negocis acaba sent fins i tot més important que l'estalvi directe.
Després hi ha la comoditat de tenir un sistema que s'encarrega d'aquestes tasques repetitives i que manté la feina en marxa de manera constant. Això treu força càrrega del dia a dia. I moltes vegades també evita que l'equip estigui ocupat en coses que ningú vol fer i que, en el fons, tampoc necessitaven una persona per fer-se.
Per això, quan una empresa analitza bé aquest tipus de tasques i en calcula el cost real, la decisió acostuma a veure's d'una altra manera. De vegades contractar sembla la sortida més ràpida. Però no sempre és la que surt més a compte.